Автоматизация строительной компании: «1С:Управление торговлей»
Исходная ситуация и проблемы заказчика
До внедрения автоматизации компания сталкивалась с рядом проблем, характерных для малых и средних предприятий строительной отрасли:
- Документооборот велся в основном в Excel и на бумаге, что приводило к частым ошибкам при оформлении договоров, заявок на закупку, актов выполненных работ и отчетности.
- Отсутствовала единая база контрагентов и материалов – информация дублировалась и терялась, а сотрудники тратили много времени на поиск актуальных данных.
- Учет остатков на складе велся вручную, что не позволяло оперативно отслеживать наличие материалов на разных объектах, приводило к недостачам, излишкам и сбоям в снабжении.
- Процедуры закупки не были стандартизированы, не было прозрачности при выборе поставщиков, сложно было контролировать сроки и условия поставок.
- Зарплата персонала и учет отработанного времени велись разрозненно, что приводило к ошибкам при расчете заработной платы и премий.
- Бухгалтерия работала в отдельном ПО, обмен информацией был неавтоматизирован, что замедляло закрытие месяца и формирование отчетности.
Цели проекта
Руководство компании поставило следующие задачи:
- Централизовать и автоматизировать документооборот, включая формирование заявок на закупку, договоров, накладных и актов.
- Внедрить единый учет материалов и остатков по складам и объектам строительства.
- Стандартизировать процессы закупок, обеспечить прозрачность и контроль исполнения договорных обязательств поставщиков.
- Упростить и ускорить учет рабочего времени и расчет заработной платы сотрудников.
- Обеспечить интеграцию с бухгалтерией для автоматического обмена первичными документами и данными по расчетам с контрагентами и персоналом.
Анализ и проектирование решения
На первом этапе проведено обследование бизнес-процессов компании. Были выявлены ключевые точки роста:
- Необходимость автоматизации документооборота: от заявок на закупку до актов выполненных работ и закрывающих документов.
- Внедрение централизованного справочника номенклатуры (материалов, оборудования, строительных услуг) и справочника контрагентов.
- Оптимизация складского учета с возможностью аналитики по объектам строительства (использование характеристик, серий, партий, адресного хранения при необходимости).
- Разработка системы контроля закупок: фиксация заявок, согласование лимитов, учет коммерческих условий по каждому поставщику в документах «Договор с поставщиком» и «Заказ поставщику».
- Реализация механизма учета рабочего времени и начисления зарплаты с использованием типовых возможностей «1С:УТ» (подсистема «Персонал»), а также формирование табелей и ведомостей для передачи в бухгалтерию.
- Организация обмена с бухгалтерией на базе стандартного обмена (например, «1С:Бухгалтерия»), включая автоматическую передачу данных по счетам-фактурам, платежным поручениям, движениям по расчетам с контрагентами.
Реализация
В рамках реализации проекта выполнены следующие работы:
- Внедрение и настройка подсистем:
- Справочники «Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры контрагентов» заполнены и синхронизированы с бухгалтерией.
- Подсистема «Закупки» адаптирована для учета заявок подразделений, согласования лимитов и автоматического формирования «Заказов поставщикам» с учетом коммерческих условий и истории взаимодействия.
- Складской учет реализован с использованием документов «Поступление товаров и услуг», «Перемещение товаров», «Списание товаров», что позволило отслеживать движение материалов между центральным и объектными складами.
- Реализован учет по складским остаткам в разрезе объектов строительства через дополнительный реквизит «Объект» и аналитику по подразделениям.
- В подсистеме «Продажи» внедрены документы «Реализация товаров и услуг» и «Акты выполненных работ», что позволило ускорить оформление актов КС-2 и КС-3 для заказчиков.
- В подсистеме «Персонал» реализован учет табелей, начисление зарплаты и экспорт данных для сверки и передачи в бухгалтерию.
- Автоматизация документооборота:
- Разработаны шаблоны договоров, заявок, актов, счетов и накладных с возможностью автоматического заполнения реквизитов и выгрузки в формате PDF/Excel.
- Внедрена система согласования заявок на закупку и платежей с использованием ролей и маршрутов согласования.
- Интеграция с бухгалтерией:
- Настроены регламентные обмены с «1С:Бухгалтерией» по документам поступления, реализации, расчетам с поставщиками и подрядчиками, а также по расчетам с персоналом.
- Обучение пользователей:
- Проведены обучающие сессии для сотрудников складов, бухгалтерии, отдела снабжения и кадров.
- Разработаны инструкции по работе с основными документами и подсистемами.
- Пилотная эксплуатация и доработки:
- Проведен этап тестовой эксплуатации, выявлены и устранены замечания, осуществлены доработки шаблонов документов и отчетности.
Результаты и влияние на бизнес
Внедрение «1С:Управление торговлей» позволило компании достичь следующих результатов:
- Время на оформление заявок на закупку, договоров и накладных снизилось в среднем на 70% за счет автоматизации шаблонов и автозаполнения реквизитов.
- Сокращены ошибки при учете материалов и комплектующих: остатки по складам всегда актуальны, все движения материалов фиксируются в системе, что позволило снизить потери и излишки на 20%.
- Значительно ускорено формирование актов выполненных работ и закрывающих документов для заказчиков: теперь подготовка КС-2/КС-3 занимает не более 10 минут.
- Процедура согласования заявок и платежей стала прозрачной: каждый этап фиксируется, доступны истории согласований и уведомления ответственным лицам.
- Улучшен контроль за сроками и условиями поставок, упростился анализ работы с поставщиками благодаря внедрению отчетов по исполнению договорных обязательств и мониторингу коммерческих условий (скидки, отсрочки, спецификации).
- Сотрудники складов получили удобный инструмент для учета остатков, оформления перемещений и списаний, а также для инвентаризации в разрезе объектов строительства.
- Внедрение учета рабочего времени и интеграция с бухгалтерией позволили сократить на 50% время на расчет заработной платы и упростить подготовку отчетности по персоналу.
- Система стала единым информационным пространством для всех подразделений компании, минимизированы дублирование данных и ручной ввод.
- Управление компанией стало более прозрачным, что позволило руководству в режиме реального времени контролировать ключевые финансовые и производственные показатели.