Автоматизация бизнес-процессов небольшой строительной компании с помощью «1С:Управление нашей фирмой»

1. Исходная ситуация и проблемы заказчика

Небольшая строительная компания, специализирующаяся на выполнении локальных строительных и ремонтных работ, столкнулась с рядом проблем, характерных для небольших предприятий строительной отрасли. В компании отсутствовала единая информационная система для управления закупками, складом, документооборотом и персоналом. Основные трудности заключались в:

• Ручном оформлении и учёте документов (заказы, накладные, акты выполненных работ), что приводило к частым ошибкам и потере данных.
• Фрагментированном учёте складских остатков, отсутствие контроля над движением строительных материалов и инструментов.
• Отсутствии прозрачного и оперативного учёта закупок и взаиморасчётов с поставщиками.
• Нерациональном управлении персоналом, отсутствия централизованного учета рабочего времени и начисления заработной платы.
• Отсутствии интеграции с бухгалтерским учетом, что вызывало дублирование вводимых данных и ошибки в финансовой отчетности.

2. Цели проекта

Перед проектом автоматизации стояли следующие задачи:

• Внедрение подсистемы управления заказами и документооборотом для автоматизации оформления договоров, заказов клиентов, актов выполненных работ, счетов и накладных.
• Организация складского учёта со своевременным контролем остатков и движений материалов и оборудования, включая контроль поступлений и списаний.
• Автоматизация процесса закупок с учетом потребностей в материалах по заявкам из производства и строительства, а также контроля взаиморасчетов с поставщиками.
• Внедрение модуля управления персоналом для учёта рабочего времени, расчёта заработной платы и премий.
• Интеграция с бухгалтерией для исключения двойного ввода данных и обеспечения актуальности регламентированной отчетности.
• Обеспечение прозрачности и оперативного контроля над всеми ключевыми бизнес-процессами через единую информационную систему.

3. Анализ и проектирование решения

Для реализации целей была выбрана типовая конфигурация «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ), которая обладает необходимым функционалом для комплексной автоматизации малого и среднего бизнеса в строительной отрасли.

На этапе анализа бизнес-процессов заказчика проведено детальное обследование текущих процедур:

• Изучена специфика документооборота: форматы заказов, договоров, актов, спецификаций, а также порядок их согласования и утверждения.
• Выявлены особенности складского учета, включая необходимость поддержки складов строительных материалов и инструмента, с учетом различных единиц измерения и партий.
• Проанализированы процессы закупок: от формирования заявок до обработки поступлений и взаиморасчетов с поставщиками.
• Проведен аудит кадрового учета: учет рабочего времени, отпусков, больничных и премиальных начислений.
• Определены требования к интеграции с бухгалтерской системой для передачи данных по первичным документам, расчетам заработной платы и прочей финансовой информации.

На основе анализа разработана архитектура решения, включающая следующие подсистемы и объекты в рамках 1С:УНФ:

• Подсистема «Заказы покупателей» — для оформления и ведения заказов клиентов, с возможностью формирования нескольких вариантов комплектации и предварительным калькулированием стоимости.
• Складской учет (Подсистема «Склад и закупки») — управление движением материалов, контроль остатков, формирование заявок на закупку, оформление приходных и расходных накладных.
• Управление закупками — оформление заказов поставщикам, контроль исполнения заказов, учет взаиморасчетов и задолженности.
• Кадры и зарплата — учет рабочего времени, расчет заработной платы с учетом премий и бонусов, ведение кадровых документов.
• Интеграция с бухгалтерским учетом — обмен данными с «1С:Бухгалтерия» для автоматической передачи первичных документов и расчетных данных.
• Отчеты и аналитика — настроенные отчеты по остаткам, закупкам, заказам, расчету зарплаты и финансовым показателям.

4. Реализация

Проект внедрения проходил поэтапно, с акцентом на минимизацию сбоев в работе компании и плавный переход на новую систему:

1. Подготовительный этап:
   • Настройка типовой конфигурации «1С:УНФ» под специфику строительного бизнеса заказчика.
   • Создание структуры номенклатуры с разделением на материалы, инструменты, услуги и работы.
   • Обучение ключевых пользователей работе с системой.
2. Автоматизация заказов и документооборота:
   • Настроены документы «Заказ покупателя» с возможностью оформления нескольких вариантов и калькуляций.
   • Внедрены типовые документы «Коммерческое предложение», «Счет на оплату», «Акт выполненных работ» с возможностью автоматической генерации из заказа.
   • Реализована система статусов заказов с цветовой индикацией по этапам оплаты, отгрузки и сдачи работ.
3. Складской учет и закупки:
   • Организовано ведение складов с учетом партийности и характеристик материалов (например, размеры, производитель, качество).
   • Реализован механизм расчета потребности в материалах на основе заявок и заказов, с автоматическим формированием заказов поставщикам.
   • Внедрена подсистема учета приходных и расходных накладных с контролем остатков и предупреждениями о дефиците.
   • Настроены взаиморасчеты с поставщиками, включая учет оплат и задолженности.
4. Управление персоналом:
   • Внедрен учет рабочего времени с возможностью регистрации прихода/ухода и учета отработанных часов по сотрудникам.
   • Настроен расчет заработной платы с учетом окладов, надбавок, премий и налогов.
   • Внедрены кадровые документы: прием, увольнение, отпуска, больничные, что позволяет вести полный кадровый учет.
5. Интеграция с бухгалтерией:
   • Настроен обмен данными с «1С:Бухгалтерия» по первичным документам, зарплате и взаиморасчетам.
   • Обеспечена синхронизация остатков и финансовой информации, что исключило дублирование ввода и повысило достоверность данных.
6. Тестирование и обучение:
   • Проведено комплексное тестирование всех подсистем, включая сценарии оформления заказов, движения материалов, начисления зарплаты и передачи данных в бухгалтерию.
   • Обучены все сотрудники работе с системой, созданы инструкции и методические материалы.
7. Запуск и сопровождение:
   • Произведён поэтапный запуск в промышленную эксплуатацию с минимальным риском сбоев.
   • Обеспечено техническое и методическое сопровождение, оперативное решение возникающих вопросов.

5. Результаты и влияние на бизнес

Внедрение «1С:Управление нашей фирмой» позволило компании добиться комплексной автоматизации ключевых бизнес-процессов и получить следующие существенные преимущества:

• Ускорение документооборота: оформление заказов, коммерческих предложений, актов и счетов теперь происходит в единой системе, что сократило время на подготовку документов на 50% и снизило количество ошибок.
• Прозрачный складской учет: автоматический контроль остатков материалов и инструментов, учет партий и характеристик позволили снизить потери и дефицит, повысить точность планирования закупок.
• Оптимизация закупок: формирование заявок на основе реальных потребностей, контроль исполнения заказов и взаиморасчетов с поставщиками обеспечили своевременное пополнение складов и улучшили условия закупок.
• Управление персоналом: автоматизирован учет рабочего времени и расчёт заработной платы с премиями повысили мотивацию сотрудников и снизили риски ошибок при начислениях.
• Интеграция с бухгалтерией: исключение двойного ввода данных и оперативный обмен информацией обеспечили корректность и своевременность финансовой отчетности.
• Повышение управляемости: руководство получило возможность контролировать состояние заказов, складские запасы, расходы на заработную плату и финансовые показатели в режиме реального времени через встроенные отчеты и панели мониторинга.
• Снижение операционных рисков: минимизация потерь данных, повышение точности учёта и прозрачность процессов позволили снизить количество производственных и финансовых ошибок.

В результате компания получила современную, гибкую и масштабируемую систему управления, которая обеспечивает стабильное развитие бизнеса и повышает конкурентоспособность на строительном рынке.